システム管理者のためのBookCafe

Vol.44　トヨタで学んだ「紙１枚！」にまとめる技術

概要

書籍のインク独特の香りを感じながら、出会ったことのない世界、新たな発見、体験してみませんか？

目次
内容紹介
Shinya’s　Review
今回のBookCafeは、過去に読んだ本の中から、改めて読もうと思い出した本をご紹介させて頂きます。

私が本を読むときの習慣として、電車の中吊り広告で最初に目に留まった本を選ぶことがあります。あるとき目に留まったのが、今回ご紹介する『トヨタで学んだ「紙１枚！」にまとめる技術』でした。

 

内容紹介

トヨタで学んだ「紙１枚！」にまとめる技術
浅田すぐる 著
世界的にその名を知られる自動車企業・トヨタでは、社員が皆、当たり前のようにやっている「あること」があります。
それは、必要な情報をすべて「１枚の紙にまとめる」こと。
会議の議事録や出張報告書、企画の提案書、打合せの資料など、仕事のあらゆる場面において、Ａ３あるいはＡ４サイズの書類を「１枚」用意した状態で臨むのです。
そうした習慣が可能にした、スムーズな情報伝達やコミュニケーション、問題解決などの取り組みがあるからこそ、社員数約７万人の巨大企業がナンバーワンの座に輝くことができたのだと著者は分析しています。
（サンマーク出版　紹介文抜粋）
 

Shinya’s　Review

 
まず、この本の特徴はタイトルの通り筆者がトヨタの社員時代に何時間もかかる会議でも資料はすべてA3またはA4サイズの紙１枚に収めるという企業文化のもと、書類を紙１枚にまとめる手法を説明していることにあります。

1枚の書類は以下の３つのテーマに沿ってまとめているようです。
① ひと目で全体が見える（一覧性）
② 枠がある（フレーム）
③ 枠ごとにタイトルがついている（テーマ）

この３点を踏まえた資料となっているかを意識する事が筆者は重要としており、上記の結果、資料が非常にわかりやすくなり短時間で内容を理解しやすく、初めてみる「読み手」にとっても目的が明確になります。そのため、会議が脱線気味になっても軌道修正がしやすいといった事が書かれています。

とは言っても、１枚にまとめるのはなかかなか難しいという事で、上記の3つのテーマをもう少しブレイクダウンした、下記の5つの記述が必要であると紹介しています。
① 目的
② 現状
③ 課題
④ 対策
⑤ スケジュール

また、１枚にまとめるには不必要な部分を削除する必要がありますが、そのステップも下記のように３つにまとめられています。
①　考えるベースとなる情報を書類に「整理する」
② 自分なりの「考え」を書類に「まとめる」
③ 書類の内容を誰かに「伝える」

そして最後に、こうしてまとめた情報を1枚の紙に整理する具体的な方法として、筆者の手法が提示されております。
手法についての詳細は本を読んで頂きたいのですが、簡単に書くと「テーマ」「3色のペン（緑、赤、青）」「１枚の紙」を使います。紙をエクセルのように４分割や８分割していき、左上に日付とテーマを緑で書きます。そして、その答えを青、ふさわしくないものを赤でつけていくという事のようです。

例えば、本中の例にもありますが「今日のランチ」というテーマを決めたら、左上に緑で日付とともに書き、その答えを青色のペンで「ラーメン」「とんかつ」「天丼」というふうに枠に埋めていき、次に「油っぽい」「ちょっと高い」など、「テーマ（今日のランチ）」にふさわしくないものに赤色のペンで×印を付けていくだけのようです。

実際に手で書き出してみるという「動作」と「何色は何をする」といったように動作をルール化する事がまとめる癖につながる訓練になると書かれているように感じました。確かにこの手法が全てではないにしても、動作をルール化する事は、昨今いろいろな情報が多様化している時代だからこそ自身の動作を標準化する事でスピードをもって対応するために必要なのかもしれません。

こういった訓練を積んでいくと論理的な思考ができるようになり、ほとんどの問題を解消するためには「What」「Why」「How」の３つの切り口で話すことで論理的に伝わると筆者はしています。

そのなかで私が共感した事は、よく上記の３つの切り口でも「WHY」から考えるや「WHAT」から考えるといったように『パターン化を決めてしまうのではなく順番については柔軟に考えてほしい』と書かれていた点です。
例えば切り口を「WHY」から、あるいは「WHAT」から考えないと駄目だと固執する人はよくいると思いますが、柔軟に考えることで、論理的かつ簡潔に相手に伝える事が重要であり、伝えたい事は場面により変わるからかなと思いました。

ここまでご紹介したような内容を、当初読んでいるときは意識していたのですが、やはり月日がたつと忘れている事も多く、皆さまも一度読んだ本を読み返すと新たな発見や忘れている事を思い出すいい機会となるかもしれません。もし、過去に読んだ本で思い出すタイトルなどがありましたら、ぜひ再読してみてはいかがでしょうか。

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筆者紹介

“システム管理者のためのBookCafe” レビュアーのご紹介
●システム管理者の会 推進メンバー
システム管理者の会の企画・運営をする推進メンバ―が、会員の皆様にお奨めする本をご紹介してまいります。

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