改善するためには問題点が明確になれば、おのずと対策は見えてきます。

多く場合は、内部で作業をしていると、決められた作業として行うため、なかなか問題とは気づきにくいものであります。

 

意識として、問題に直面した際に「なぜ？」と疑問を持つことや問題意識を日頃から持ちながら作業をしてれば分かるとは思います。日常作業を行う中では、その決められた作業を問題として考えるのはなかなか難しく、日頃から問題改善提起を作業の一環で取り組んだり、通常作業とは別な改善組織体をもって改善にあたっているケースであれば話しは別ですが、日常作業中心で、また別な組織体を設ける余裕もない場合は、問題提起さえも難しいのが現実です。

 

内部での現状の運用状況や問題点の掘り出しが難しいため、われわれ”運用ゲンジン”のような第三者による運用コンサルの登場となるわけですが、以前は簡単なヒアリングだけで運用の全体がつかめましたが、世代も仕事の仕方も変わり、時間をかけて多くの関係者にヒアリングを行わないと、全体がつかめなかったり、聞いても、さ～、何ででしょうか、以前からそうだったので、という回答が多く、これからの運用は大丈夫かいな！なんて人事ながら心配する昨今です。

 

第一回でも話をしましたが、運用は決め事の理由や過去の経緯を継承することがこれからの運用を継続したり、改善するためにもっとも重要なことです。

運用が行う、あるいは管理することは、ただやってるだけではなく、何かしら意味や目的、理由があって行うもので、安定運用には欠かせないものです。新しいことへの取り組みも大切ですが、まずはみなさんの今の運用状況や経緯を振り返ってみてはいかがでしょうか？

第一回では運用の基本となる運用方針からスタートしましたが、第二回としては運用状況を把握するためのヒアリング事項について触れたいと思います。もちろんキーワードの羅列なので、これだけで全てではありませんし、また運用の全てが把握できるわけではありません。

一つの確認項目から更に枝葉を広げながら確認していきますが、それについてはどれだけ運用の仕事をやってきたり分かっているかであり、同じヒアリング項目を使ってもやはりヒアリングを実施する人の経験によって大きな差がでます。

 

ヒアリングで大切なのは、確認したことで、頭の中ではっきりそこの運用状態が描けることで、あり、一通り確認が終わった時点で、実際の運用状態を立ち会い確認した姿とどれだけ近いかがヒアリングの精度につながり、それだけで問題点の把握も正確にできたといえます。

• 体制、役割
• 管理／作業
• 手続き／手順
• 引継ぎ
• ドキュメント、マニュアル、申請書式
• 標準化
• ツール
• 仕組み
• システム
• トラブル
• 入力
• 処理
• 出力
• 媒体
• 帳票
• 設備
• 方針、方向性
• 感じる問題点
• 作業負荷の高い作業
• 改善したいこと

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などのキーワードを、更に中分類、小分類に整理したものが、概要ヒアリングや詳細ヒアリング項目になります。

全体的に把握する場合には概要ヒアリングを、更に詳しく把握する場合には詳細ヒアリングというように、用途は異なりますし、詳細を使用する場合には運用を経験した人が使うことをお勧めします。